Die Arbeitly UG (haftungsbeschränkt) („Arbeitly“, „wir“, „uns“ oder „unser“) verpflichtet sich, die Privatsphäre, Vertraulichkeit und Sicherheit der personenbezogenen Daten zu schützen, die uns von unseren Nutzern, Kunden, Websitebesuchern und Geschäftspartnern anvertraut werden.
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten erheben, nutzen, offenlegen, verarbeiten, speichern und schützen, wenn Personen unsere Website besuchen, ein Konto auf unserer Plattform erstellen, mit uns kommunizieren, unsere Dienstleistungen erwerben oder anderweitig mit Arbeitly interagieren.
Arbeitly bietet Karriereunterstützung, Bewerbungsmanagement, Bewerbungsverfolgung, Karriereberatung, KI-gestützte Dokumentenoptimierung sowie damit verbundene beschäftigungsbezogene Unterstützungsleistungen an. Im Rahmen der Erbringung dieser Dienstleistungen verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um unsere Kunden während ihrer gesamten Stellensuche und ihres Bewerbungsprozesses zu unterstützen.
Wir verpflichten uns, personenbezogene Daten rechtmäßig, fair, transparent und sicher zu verarbeiten. Sämtliche Verarbeitungstätigkeiten erfolgen in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union („DSGVO“), dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) sowie sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen.
Durch den Zugriff auf unsere Website oder die Nutzung unserer Dienstleistungen nehmen Sie zur Kenntnis, dass Ihre personenbezogenen Daten wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben verarbeitet werden können.
Verantwortlicher für die Verarbeitung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen personenbezogenen Daten ist:
Arbeitly UG (haftungsbeschränkt)
Eintrachtstraße 41, 90409 Nürnberg
Website: https://arbeitly.de
E-Mail: contact@arbeitly.de
Handelsregister: Amtsgericht Nürnberg
Geschäftsführerin: Mahnoor Ahmer
Soweit in dieser Datenschutzerklärung nichts anderes angegeben ist, entscheidet Arbeitly über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten und ist daher Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu unseren Verarbeitungstätigkeiten können Sie uns über die oben genannten Kontaktdaten erreichen.
Welche Kategorien personenbezogener Daten wir erheben, hängt davon ab, wie Sie mit Arbeitly interagieren und welche Dienstleistungen Sie nutzen.
Wir erheben personenbezogene Daten in erster Linie unmittelbar von Ihnen – einschließlich der Informationen, Dokumente und beruflichen Profile, die Sie uns bereitstellen (etwa Ihr Lebenslauf, Anschreiben und LinkedIn-Profil) – sowie automatisch im Rahmen Ihrer Nutzung unserer Website und Plattform und von Dritten, die in Ihrem Auftrag handeln.
Wir können personenbezogene Identifikations- und Kontaktdaten erheben, einschließlich Ihres vollständigen Namens, Ihrer Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Staatsangehörigkeit, Ihres Geburtsdatums und ähnlicher Informationen, die zur Identifikation und Kommunikation erforderlich sind.
Da unsere Dienstleistungen auf die Unterstützung von Beschäftigung und beruflicher Entwicklung ausgerichtet sind, können wir Informationen zu Ihrem beruflichen Hintergrund und Ihren Qualifikationen verarbeiten.
Hierzu können gehören: Lebensläufe, Anschreiben, Beschäftigungsverlauf, Ausbildungshintergrund, berufliche Zertifikate, Sprachkenntnisse, Referenzen, Gehaltsvorstellungen, Umzugsbereitschaft, Informationen zur Arbeitserlaubnis, LinkedIn-Profile sowie weitere von Ihnen bereitgestellte karrierebezogene Informationen.
Wir können Informationen zu Ihren beruflichen Zielen und Beschäftigungspräferenzen erheben, einschließlich bevorzugter Branchen, bevorzugter Standorte, Zielpositionen, erwarteter Vergütung, Arbeitsmodelle, Mobilitätspräferenzen, Karriereziele sowie Antworten aus Onboarding-Fragebögen.
Diese Informationen ermöglichen es uns, maßgeschneiderte Empfehlungen bereitzustellen, das Job-Matching zu verbessern und effektivere Dienstleistungen zu erbringen.
Im Rahmen unserer Dienstleistungen können wir Informationen verarbeiten, die mit Bewerbungen und Recruiting-Aktivitäten in Zusammenhang stehen.
Hierzu können gehören: Bewerbungsverläufe, Informationen zum Bewerbungsstatus, Informationen zur Terminplanung von Vorstellungsgesprächen, Korrespondenz mit Arbeitgebern, Kommunikation mit Recruitern, im Bewerbungsverfahren erhaltene Rückmeldungen sowie Aufzeichnungen zu über unsere Dienstleistungen eingereichten Bewerbungen.
Wenn Sie ein Konto auf der Arbeitly-Plattform erstellen, verarbeiten wir die zur Einrichtung und Verwaltung des Kontos erforderlichen Informationen.
Hierzu können gehören: Zugangsdaten, Authentifizierungsinformationen, Abonnementinformationen, Profileinstellungen, hochgeladene Dokumente, Dashboard-Aktivitäten sowie kontobezogene Aufzeichnungen.
Wenn Sie mit Arbeitly kommunizieren, können wir die in E-Mails, Nachrichten, Support-Anfragen, Gesprächsnotizen, Beratungsunterlagen und sonstiger Korrespondenz enthaltenen Informationen verarbeiten.
Beim Zugriff auf unsere Website oder Plattform können bestimmte technische Informationen automatisch erhoben werden. Hierzu können gehören: IP-Adressen, Browserinformationen, Gerätekennungen, Angaben zum Betriebssystem, Netzwerkinformationen, Sitzungsinformationen sowie Daten zur Interaktion mit der Website.
Beim Besuch unserer Website werden durch Ihren Browser automatisch bestimmte Informationen an unsere Systeme übermittelt und verarbeitet, um den sicheren und zuverlässigen Betrieb unserer Website zu gewährleisten.
Diese Informationen können umfassen:
Server-Logfiles werden zu legitimen betrieblichen Zwecken verarbeitet, insbesondere zur Aufrechterhaltung der Websitesicherheit, zur Erkennung technischer Probleme, zur Missbrauchsbekämpfung, zur Untersuchung von Sicherheitsvorfällen, zur Gewährleistung der Systemstabilität sowie zur Verbesserung der Leistung unserer Online-Dienste.
Die Verarbeitung von Server-Logdaten erfolgt grundsätzlich auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der vorgenannten Zwecke erforderlich ist, sofern keine längere Speicherung gesetzlich vorgeschrieben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Besucher können Arbeitly über Kontaktformulare, E-Mail, Terminbuchungssysteme, soziale Netzwerke, Videokonferenzen oder andere Kommunikationswege kontaktieren.
Wenn Sie mit uns kommunizieren, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Informationen, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Kontaktdaten, des Inhalts Ihrer Anfrage, übermittelter Dokumente sowie weiterer freiwillig übermittelter Informationen.
Wir verwenden diese Informationen, um:
Soweit die Kommunikation ein mögliches Vertragsverhältnis betrifft, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
In anderen Fällen kann die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der Beantwortung von Anfragen, der Pflege geschäftlicher Kommunikation und der Verbesserung des Kundenservice gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.
Kommunikationsdaten können für einen angemessenen Zeitraum gespeichert werden, soweit dies zur Dokumentation von Interaktionen, zur Beilegung von Streitigkeiten, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Erbringung von Dienstleistungen erforderlich ist.
Nutzer können ein Konto auf der Arbeitly-Plattform erstellen, um auf Dienstleistungen zuzugreifen, Bewerbungsaktivitäten zu verfolgen, Profilinformationen zu verwalten, auf karrierebezogene Ressourcen zuzugreifen und Plattformfunktionen zu nutzen.
Bei der Erstellung eines Kontos verarbeiten wir die zur Einrichtung, Verwaltung und Absicherung des Kontos erforderlichen personenbezogenen Daten. Hierzu können gehören:
Wir können zudem technische und sicherheitsrelevante Informationen im Zusammenhang mit dem Kontozugriff verarbeiten, einschließlich Anmeldezeitpunkten, Authentifizierungsereignissen, Geräteinformationen, IP-Adressen und damit verbundener Sicherheitsmetadaten.
Diese Informationen werden verwendet, um: Nutzer zu authentifizieren; unbefugte Zugriffe zu verhindern; verdächtige Aktivitäten zu erkennen; Benutzerkonten zu schützen; die Plattformsicherheit zu gewährleisten; die Funktionsfähigkeit der Dienste aufrechtzuerhalten.
Soweit die Kontoerstellung zur Erbringung der angeforderten Dienstleistungen erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bestimmte sicherheitsbezogene Verarbeitungen können zusätzlich auf unserem berechtigten Interesse am Schutz von Nutzern, Systemen und Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.
Arbeitly verarbeitet personenbezogene Daten nur dann, wenn ein legitimer geschäftlicher Zweck und eine gültige Rechtsgrundlage hierfür bestehen.
Je nach Art unserer Beziehung zu Ihnen können personenbezogene Daten für folgende Zwecke verwendet werden:
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nicht für Zwecke, die mit den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken unvereinbar sind, es sei denn, dies ist gesetzlich zulässig oder erforderlich.
Die DSGVO verlangt, dass jede Verarbeitungstätigkeit durch eine gültige Rechtsgrundlage gestützt wird. Je nach Sachlage kann Arbeitly personenbezogene Daten auf einer oder mehrerer der folgenden Rechtsgrundlagen verarbeiten.
Die Verarbeitung ist erforderlich, um von Kunden angeforderte Dienstleistungen zu erbringen, Konten zu verwalten, vertragliche Pflichten zu erfüllen und Plattformfunktionen bereitzustellen.
Die Verarbeitung kann erforderlich sein, um Steuergesetze, Buchhaltungspflichten, regulatorische Anforderungen, gerichtliche Anordnungen oder sonstige gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen.
Soweit eine Einwilligung gesetzlich erforderlich ist, etwa für bestimmte Cookies, Analysetechnologien oder Marketingkommunikation, erfolgt die Verarbeitung erst nach Erteilung einer gültigen Einwilligung. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Wir können personenbezogene Daten verarbeiten, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, sofern diese nicht von den Rechten und Freiheiten der betroffenen Personen überwogen werden. Berechtigte Interessen können umfassen:
Bei der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen führen wir eine angemessene Abwägung unserer Interessen gegenüber den Datenschutzrechten der betroffenen Personen durch.
Teil 2 – Bewerbungen, Kandidatenfragebögen, dedizierte Bewerbungs-E-Mail-Konten, Zugang zu Jobportalen, Zahlungsabwicklung, Dienstleister, internationale Datenübermittlungen und autorisierte Auftragsverarbeiter
Ein wesentlicher Bestandteil der Dienstleistungen von Arbeitly besteht in der Unterstützung von Kunden während des gesamten Bewerbungsprozesses. Abhängig vom gewählten Leistungspaket und den vom Kunden erteilten Anweisungen kann Arbeitly verschiedene Tätigkeiten übernehmen, die darauf abzielen, die Effizienz und Wirksamkeit der Stellensuche zu verbessern.
Zu diesen Tätigkeiten können gehören: die Identifikation geeigneter Stellenangebote, die Prüfung und Optimierung von Bewerbungsunterlagen, die Vorbereitung von Bewerbungsdokumenten, die Erstellung von Kandidatenprofilen auf Karriereportalen von Arbeitgebern, die Einreichung von Bewerbungen, die Koordination von Vorstellungsgesprächen, die Kommunikation mit Recruitern sowie die Nachverfolgung des Bewerbungsfortschritts.
Zur Identifikation geeigneter Stellenangebote kann Arbeitly öffentlich zugängliche Stellenanzeigen sowie Jobsuchplattformen und APIs von Drittanbietern durchsuchen und nutzen, einschließlich öffentlicher Beschäftigungsportale und Jobaggregationsdienste. Diese Quellen dienen ausschließlich der Beschaffung von Stelleninformationen und werden nicht zur Erhebung personenbezogener Daten über unsere Kunden genutzt.
Im Rahmen der Erbringung dieser Dienstleistungen kann Arbeitly personenbezogene Daten verarbeiten, die in Lebensläufen, Anschreiben, Zertifikaten, Fragebögen, Arbeitgeberkorrespondenz, Interviewterminen, Beschäftigungsnachweisen und sonstigen bewerbungsbezogenen Unterlagen enthalten sind.
Soweit der Kunde dies autorisiert, kann Arbeitly Bewerbungen unmittelbar bei Arbeitgebern, Personalvermittlern, Recruiting-Agenturen oder Jobplattformen unter Verwendung der vom Kunden bereitgestellten Informationen einreichen. Solche Einreichungen können die Offenlegung personenbezogener Daten beinhalten, die zur Unterstützung des Bewerbungsprozesses erforderlich sind.
Sobald eine Bewerbung an einen Dritten übermittelt wurde, wird die empfangende Organisation eigenständig für ihre eigene Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich. Arbeitly hat keinen Einfluss darauf, wie Arbeitgeber, Recruiter, Personalvermittler oder Jobplattformen personenbezogene Daten anschließend speichern, verarbeiten, aufbewahren oder offenlegen. Betroffenen Personen wird empfohlen, die Datenschutzhinweise dieser Organisationen gegebenenfalls zu prüfen.
Arbeitly erbringt administrative und operative Unterstützung während des gesamten Bewerbungsprozesses, übernimmt jedoch keine Garantie für Vorstellungsgespräche, Stellenangebote, Beschäftigungsergebnisse oder Rückmeldungen potenzieller Arbeitgeber.
Um den beruflichen Hintergrund, die Ziele und die Beschäftigungspräferenzen jedes Kunden besser zu verstehen, kann Arbeitly um das Ausfüllen von Onboarding-Fragebögen, Selbsteinschätzungen, Profilformularen oder ähnlichen Informationswerkzeugen bitten.
Die erhobenen Informationen können umfassen: Karriereziele, bevorzugte Branchen, Zielpositionen, bevorzugte Standorte, Gehaltsvorstellungen, Status der Arbeitserlaubnis, Sprachkenntnisse, Umzugsbereitschaft, Verfügbarkeit sowie weitere beschäftigungsbezogene Informationen, die für die Stellensuche relevant sind.
Diese Informationen ermöglichen es Arbeitly, die Dienstleistungen individuell auf die Bedürfnisse jedes Kunden abzustimmen, die Genauigkeit des Job-Matchings zu verbessern, geeignete Möglichkeiten zu priorisieren und relevantere Empfehlungen während der gesamten Zusammenarbeit bereitzustellen.
Fragebogenantworten können zudem zur Unterstützung interner Bewerbungsabläufe, Kandidatenmanagementprozesse und der Erbringung personalisierter Karrieredienstleistungen verwendet werden.
Die Verarbeitung dieser Informationen ist in der Regel zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich.
Im Rahmen bestimmter Leistungspakete kann Arbeitly ein dediziertes E-Mail-Konto speziell für Bewerbungsaktivitäten erstellen und verwalten.
Dieses E-Mail-Konto ist vom persönlichen E-Mail-Konto des Kunden getrennt und ausschließlich für beschäftigungsbezogene Kommunikation bestimmt, einschließlich Bewerbungen, Arbeitgeberkorrespondenz, Intervieweinladungen, Bewerbungsbestätigungen, Kommunikation mit Recruitern und damit verbundener Aktivitäten.
Die Nutzung eines dedizierten Bewerbungs-E-Mail-Kontos ermöglicht eine zentralisierte Verwaltung des Bewerbungsprozesses, verbessert die Transparenz, erleichtert die Bewerbungsverfolgung und unterstützt eine effiziente Kommunikation zwischen Kunden, Arbeitgebern, Recruitern und Arbeitly-Personal.
Während der aktiven Vertragslaufzeit können sowohl autorisiertes Arbeitly-Personal als auch der Kunde Zugriff auf das Konto haben, soweit dies zur Erbringung der vereinbarten Dienstleistungen erforderlich ist.
Kunden wird empfohlen, dedizierte Bewerbungs-E-Mail-Konten nicht für nicht zusammenhängende private Kommunikation, finanzielle Aktivitäten oder nicht beschäftigungsbezogene Zwecke zu verwenden.
Soweit vertraglich vereinbart, können Eigentum und Kontrolle über das E-Mail-Konto nach Beendigung der Dienstleistungen auf den Kunden übertragen werden. Alternativ können das Konto und seine Inhalte auf Anfrage und vorbehaltlich geltender gesetzlicher Verpflichtungen gelöscht werden.
Zur Erleichterung der Einreichung und Verwaltung von Bewerbungen kann Arbeitly im Auftrag der Kunden auf Beschäftigungsplattformen, Bewerbermanagementsysteme, Recruiting-Portale und ähnliche Dienste zugreifen.
Soweit zur Erbringung der vereinbarten Dienstleistungen erforderlich, können Zugangsdaten in verschlüsselter Form verarbeitet und gespeichert werden. Solche Zugangsdaten werden ausschließlich für autorisierte beschäftigungsbezogene Aktivitäten verwendet und sind nur für Personen zugänglich, die diesen Zugriff zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Die Verarbeitung von Zugangsdaten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Erbringung der beauftragten Dienstleistungen, der Unterstützung von Bewerbungsaktivitäten und der Verwaltung von Kandidatenprofilen auf relevanten Beschäftigungsplattformen.
Arbeitly setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von Zugangsdaten ein, einschließlich Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Überwachung und Protokollierung, soweit angemessen.
Kunden bleiben dafür verantwortlich, dass die Nutzung solcher Plattformen den jeweils geltenden Geschäftsbedingungen der jeweiligen Anbieter entspricht.
Arbeitly kann personenbezogene Daten verarbeiten, die zur Verwaltung von Zahlungen, Rechnungen, Abonnements, Erstattungen, Buchhaltungsunterlagen und damit verbundenen Finanztransaktionen erforderlich sind.
Abhängig von der gewählten Zahlungsmethode können Zahlungsinformationen durch externe Zahlungsdienstleister verarbeitet werden, die als eigenständige Verantwortliche für personenbezogene Daten handeln.
Wenn Zahlungen über Stripe erfolgen, werden die Zahlungsinformationen unmittelbar durch Stripe in Übereinstimmung mit den eigenen Datenschutzpraktiken und regulatorischen Verpflichtungen von Stripe verarbeitet.
Arbeitly speichert keine vollständigen Zahlungskarteninformationen auf seinen Systemen.
Zahlungsbezogene Informationen können zu Zwecken der Buchhaltung, Besteuerung, gesetzlichen Compliance, Betrugsprävention, Streitbeilegung und Finanzbuchführung gespeichert werden, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Die Verarbeitung von Zahlungsinformationen ist in der Regel zur Erfüllung vertraglicher Pflichten und gesetzlicher Anforderungen erforderlich.
Zum Betrieb unserer Plattform und zur effektiven Erbringung unserer Dienstleistungen arbeitet Arbeitly mit sorgfältig ausgewählten Drittdienstleistern zusammen, die verschiedene Aspekte unseres Geschäftsbetriebs unterstützen.
Soweit solche Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden geeignete vertragliche Schutzmaßnahmen gemäß den Anforderungen der geltenden Datenschutzgesetze umgesetzt.
Auth0
Arbeitly nutzt Auth0 zur sicheren Authentifizierung, Verwaltung des Kontozugriffs, Identitätsprüfung und für damit verbundene Sicherheitsfunktionen.
Auth0 kann Informationen zur Nutzerauthentifizierung, Anmeldeaktivität, zu Sicherheitsereignissen von Konten, Geräteinformationen, IP-Adressen, Authentifizierungstoken und damit verbundene technische Informationen verarbeiten, die zur Identitätsprüfung und zum Schutz von Benutzerkonten erforderlich sind.
Der Einsatz von Auth0 ermöglicht es Arbeitly, sichere Zugriffskontrollen aufrechtzuerhalten und das Risiko unbefugter Zugriffe auf Benutzerkonten und personenbezogene Daten zu verringern.
Kontobezogene und Verifizierungs-E-Mails, die durch Auth0 ausgelöst werden, werden über unseren E-Mail-Zustelldienstleister Resend zugestellt (siehe unten).
Auth0 wird über einen in der Europäischen Union gehosteten Mandanten bereitgestellt. Authentifizierungsdaten werden innerhalb der EU-Region verarbeitet.
https://auth0.com/docs/secure/data-privacy-and-compliance
Resend
Arbeitly nutzt Resend zur Zustellung von transaktionalen und kontobezogenen E-Mails, etwa E-Mail-Verifizierung, Passwortzurücksetzung und Sicherheitsbenachrichtigungen. Diese E-Mails werden über unseren Authentifizierungsanbieter (Auth0) ausgelöst und über Resend zugestellt.
Bei der Erbringung dieser Dienstleistung verarbeitet Resend die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie den Inhalt der jeweiligen Nachricht. Resend verarbeitet diese Daten innerhalb der Europäischen Union (Irland). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzdokumentation von Resend.
https://resend.com/legal/privacy-policy
Hostinger
Die öffentliche Website von Arbeitly (arbeitly.de) wird von Hostinger International Ltd. gehostet. Hostinger stellt Webhosting, Speicher und die zugehörige Server-Infrastruktur bereit, die zum Betrieb und zur Bereitstellung unserer Website erforderlich sind.
Beim Besuch unserer Website kann Hostinger in unserem Auftrag technische Informationen verarbeiten, einschließlich IP-Adressen, Browser- und Geräteinformationen, Zugriffszeitstempel und Server-Logdaten, wie in Abschnitt 4 (Websitezugriffe und Server-Logfiles) beschrieben. Diese Verarbeitung ist erforderlich, um den sicheren, stabilen und zuverlässigen Betrieb der Website zu gewährleisten.
Die für unsere Website genutzten Server von Hostinger befinden sich in Deutschland, mit Backup-Speicherung in Frankreich. Beide Standorte liegen innerhalb der Europäischen Union. Weitere Informationen zu den Datenverarbeitungspraktiken von Hostinger finden Sie in der Datenschutzdokumentation von Hostinger.
https://www.hostinger.com/legal/privacy-policy
Amazon Web Services (AWS)
Arbeitly nutzt Amazon Web Services („AWS“) als primären Anbieter für Cloud-Infrastruktur. AWS unterstützt den Betrieb von Arbeitly in drei wesentlichen Bereichen:
Alle von Arbeitly genutzten AWS-Dienste werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben (einschließlich Irland, Frankfurt und Stockholm). AWS kann technische Informationen verarbeiten, soweit dies zur Bereitstellung dieser Infrastrukturdienste erforderlich ist, in Übereinstimmung mit den geltenden vertraglichen Vereinbarungen und gesetzlichen Anforderungen.
https://aws.amazon.com/privacy/
Google Workspace
Arbeitly nutzt Google Workspace zur Unterstützung geschäftlicher Kommunikation, E-Mail-Diensten, Dokumentenzusammenarbeit, Dateispeicherung, Terminplanung und Produktivitätsfunktionen.
Über Google Workspace verarbeitete Informationen können E-Mails, Dokumente, Kalenderinformationen, Besprechungsaufzeichnungen und damit verbundene Kommunikationsdaten umfassen.
Google Meet
Google Meet kann für Beratungsgespräche, Onboarding-Sitzungen, Supportgespräche, Interviewvorbereitungen und sonstige Videokommunikation genutzt werden.
Besprechungsbezogene Informationen können Teilnehmerinformationen, Besprechungsmetadaten, Kommunikationsinhalte und zugehörige Terminplanungsinformationen umfassen.
Google Workspace und Google Meet werden von Google Ireland Limited bereitgestellt. Google kann Daten in den Vereinigten Staaten verarbeiten, wo das Unternehmen unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, wobei gegebenenfalls Standardvertragsklauseln herangezogen werden. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzdokumentation von Google.
https://policies.google.com/privacy?hl=de
Calendly
Calendly wird zur Terminvereinbarung und Kalenderverwaltung genutzt. Wenn Nutzer Termine über Calendly buchen, können personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Termindetails und Terminpräferenzen verarbeitet werden, um Termine effizient zu koordinieren.
Calendly wird von Calendly LLC mit Sitz in den Vereinigten Staaten betrieben, und Daten können in den Vereinigten Staaten verarbeitet werden. Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, wird die Übermittlung durch Standardvertragsklauseln abgesichert. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzdokumentation von Calendly.
https://calendly.com/legal/privacy-notice
Stripe
Stripe wird zur Abwicklung von Zahlungen, Abonnements, Rechnungen und damit verbundenen Finanztransaktionen genutzt.
Über Stripe übermittelte Zahlungsinformationen werden unmittelbar durch Stripe verarbeitet und unterliegen den eigenen Datenschutzpraktiken und regulatorischen Verpflichtungen von Stripe.
Stripe ist international tätig und kann Daten in den Vereinigten Staaten verarbeiten. Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, wobei gegebenenfalls Standardvertragsklauseln herangezogen werden.
https://stripe.com/en-de/privacy
Anthropic (Claude)
Als technische Ausweichlösung und ausschließlich für den Fall, dass der primäre AWS-Bedrock-Dienst nicht verfügbar ist, kann Arbeitly Dokumenteninhalte unmittelbar über die Anthropic-API verarbeiten. Anthropic, Inc. hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten; soweit diese Ausweichlösung genutzt wird, können Dokumenteninhalte in den Vereinigten Staaten unter geeigneten Schutzmaßnahmen, einschließlich Standardvertragsklauseln, verarbeitet werden. Anthropic verwendet über seine API übermittelte Daten nicht zum Training seiner Modelle. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzdokumentation von Anthropic.
https://www.anthropic.com/legal/privacy
Infercom
Arbeitly kann Infercom nutzen, um auf bestimmte KI-Modelle für begrenzte Verarbeitungsaufgaben zuzugreifen, etwa für kleinere oder unterstützende Funktionen. Soweit Infercom zur Verarbeitung personenbezogener Daten genutzt wird, erfolgt diese Verarbeitung unter geeigneten vertraglichen und technischen Schutzmaßnahmen, und soweit zutreffend werden für Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums Standardvertragsklauseln herangezogen. Weitere Einzelheiten zur Verarbeitung durch Infercom finden Sie in der Dokumentation von Infercom.
Google Analytics 4 (GA4)
Arbeitly nutzt Google Analytics 4, einen von Google Ireland Limited („Google“) bereitgestellten Webanalysedienst, um zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen, den Datenverkehr zu messen und unsere Inhalte und Nutzererfahrung zu verbessern.
Google Analytics kann Informationen verarbeiten, einschließlich IP-Adresse (soweit zutreffend gekürzt/anonymisiert), Browser- und Geräteinformationen, ungefährer Standort, aufgerufene Seiten und Interaktionsdaten. Diese Informationen werden zur Erstellung aggregierter Statistiken über die Websitenutzung verwendet.
Google kann Daten sowohl innerhalb der Europäischen Union als auch in den Vereinigten Staaten verarbeiten. Für Übermittlungen in die Vereinigten Staaten ist Google unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, wobei zusätzlich gegebenenfalls Standardvertragsklauseln herangezogen werden.
Soweit gesetzlich erforderlich, wird Google Analytics erst aktiviert, nachdem der Besucher seine Einwilligung über unser Consent-Management-System erteilt hat. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzdokumentation von Google.
https://policies.google.com/privacy
Microsoft Clarity
Arbeitly nutzt Microsoft Clarity, um besser zu verstehen, wie Besucher mit unserer Website interagieren, und um Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Nutzererfahrung zu verbessern.
Microsoft Clarity kann Informationen über Sitzungsaufzeichnungen, Heatmaps, Klick-Tracking, Scroll-Tracking, Interaktionsanalysen und damit verbundene Verhaltensanalysetechnologien erheben.
Die erhobenen Informationen können technische Informationen wie IP-Adresse, Browserinformationen, Gerätemerkmale, Interaktionsmuster, Navigationsverhalten und Diagnosedaten umfassen.
Soweit gesetzlich erforderlich, wird Microsoft Clarity erst aktiviert, nachdem der Besucher die entsprechende Einwilligung über unser Consent-Management-System erteilt hat.
Microsoft kann Daten in den Vereinigten Staaten verarbeiten, wo das Unternehmen unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, wobei gegebenenfalls Standardvertragsklauseln herangezogen werden. Weitere Informationen zur Verarbeitung durch Microsoft finden Sie in der Datenschutzdokumentation von Microsoft.
https://www.microsoft.com/en-us/privacy/privacystatement
SupportAxis
Arbeitly beauftragt SupportAxis mit der Unterstützung operativer Tätigkeiten und Aufgaben im Bewerbungsmanagement, einschließlich Stellenrecherche, Bearbeitung von Bewerbungen, Erstellung von Dokumenten und Unterstützung von Kandidaten, die im Auftrag und nach Weisung von Arbeitly durchgeführt werden.
Mitarbeiter von SupportAxis greifen auf Kandidatendaten ausschließlich über gesicherte virtuelle Desktop-Umgebungen zu, die auf der Infrastruktur von Arbeitly innerhalb der Europäischen Union gehostet werden (Amazon Web Services, Europa/Irland). Eine lokale Speicherung, ein Download oder eine Kopie von Kandidatendaten auf persönliche oder lokale Geräte ist nicht zulässig.
Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags sowie, soweit anwendbar, der EU-Standardvertragsklauseln, im Einklang mit den Verpflichtungen von Arbeitly gemäß der DSGVO. Weitere Einzelheiten sind den Abschnitten 15 und 16 zu entnehmen.
Einige der von Arbeitly eingesetzten Dienstleister und autorisierten Auftragsverarbeiter können personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) verarbeiten, einschließlich in einem Drittland.
Insbesondere beauftragt Arbeitly einen außerhalb des EWR ansässigen externen Dienstleister zur Unterstützung seiner betrieblichen und bewerbungsbezogenen Tätigkeiten (siehe Abschnitt 16). Dieser Dienstleister handelt als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung von Arbeitly.
Soweit personenbezogene Daten in ein Land außerhalb des EWR übermittelt oder von dort aus abgerufen werden, stellt Arbeitly sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen vorhanden sind, um ein angemessenes Schutzniveau in Übereinstimmung mit Kapitel V der DSGVO zu gewährleisten. Zu diesen Schutzmaßnahmen gehören:
Die Identität des betreffenden Drittlands sowie weitere Einzelheiten zu den angewandten Schutzmaßnahmen sind auf Anfrage über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktdaten erhältlich.
Betroffene Personen können zudem eine Kopie der jeweiligen Schutzmaßnahmen anfordern, soweit zutreffend.
Die einzelnen Dienstleister, die Daten außerhalb des EWR verarbeiten können, sowie die jeweils anwendbaren Schutzmaßnahmen sind in Abschnitt 14 beschrieben.
Zur Unterstützung der Erbringung seiner Dienstleistungen beauftragt Arbeitly einen außerhalb der Europäischen Union ansässigen externen Dienstleister sowie dessen autorisiertes Personal mit Tätigkeiten wie Stellenrecherche, Bewerbungsmanagement, Dokumentenvorbereitung, Kundenbetreuung und operativer Verwaltung. Dieser Dienstleister handelt als Auftragsverarbeiter im Auftrag von Arbeitly und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisung von Arbeitly, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und von Standardvertragsklauseln.
Dieses Personal greift auf Kandidateninformationen ausschließlich über gesicherte virtuelle Desktop-Umgebungen zu, die auf der Infrastruktur von Arbeitly innerhalb der Europäischen Union gehostet werden (Amazon Web Services, Europa/Irland). Kandidatendaten verbleiben jederzeit auf Systemen, die innerhalb der Europäischen Union gehostet werden.
Die lokale Speicherung, das Herunterladen oder das Kopieren von Kandidatendaten auf persönliche oder lokale Endgeräte ist nach organisatorischen Richtlinien untersagt und wird durch technische Maßnahmen durchgesetzt. Zugriffsrechte werden ausschließlich nach dem Need-to-Know-Prinzip vergeben und auf diejenigen Informationen beschränkt, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.
Soweit der Dienstleister weitere Unterauftragsverarbeiter einsetzt (zum Beispiel spezialisierte Dienstleister zur Unterstützung von Design, Entwicklung oder verwandten Funktionen), unterliegen diese Unterauftragsverarbeiter gleichwertigen Datenschutzpflichten, und Arbeitly bleibt für die Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus verantwortlich.
Sämtliches autorisiertes Personal und alle Unterauftragsverarbeiter unterliegen Vertraulichkeitsverpflichtungen, Sicherheitsanforderungen und internen Zugriffskontrollrichtlinien. Zugriffe können zu Sicherheits-, Compliance-, Qualitätssicherungs- und betrieblichen Zwecken protokolliert und überwacht werden.
Im Rahmen seiner Dienstleistungen kann Arbeitly Technologien der künstlichen Intelligenz („KI“) einsetzen, um verschiedene betriebliche, administrative und karrierebezogene Tätigkeiten zu unterstützen.
Diese Technologien können unterstützen bei:
KI-Technologien werden als unterstützende Werkzeuge eingesetzt, um Effizienz und Servicequalität zu verbessern. Sie sollen menschliche Entscheidungen nicht ersetzen und treffen keine eigenständigen Beschäftigungsentscheidungen im Auftrag der Kunden.
Wichtige Entscheidungen im Zusammenhang mit Bewerbungen, Beschäftigungsmöglichkeiten, der Teilnahme an Vorstellungsgesprächen und Karriereempfehlungen können weiterhin eine menschliche Prüfung und Aufsicht beinhalten.
Der Einsatz von KI-Werkzeugen begründet keine Garantie für bestimmte Beschäftigungsergebnisse, Intervieweinladungen, Stellenangebote oder Recruiting-Erfolge.
Soweit KI-Anbieter eingesetzt werden, ist Arbeitly bestrebt, Anbieter auszuwählen, die angemessene vertragliche, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen für personenbezogene Daten bieten.
Der Schutz von Kandidateninformationen ist ein grundlegendes Prinzip der Dienstleistungen von Arbeitly.
Von Kandidaten an Arbeitly übermittelte Dokumente, Lebensläufe, Anschreiben, Fragebögen, Bewerbungsaufzeichnungen, Kommunikationsinhalte, interviewbezogene Informationen und sonstige personenbezogene Daten werden von Arbeitly nicht zum Training proprietärer KI-Modelle verwendet.
Soweit KI-Dienste zur Unterstützung der Leistungserbringung eingesetzt werden, sollen diese Dienste Informationen ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung der angeforderten Funktionalität, der Verbesserung von Arbeitsabläufen, der Unterstützung bei der Dokumentenvorbereitung, der Unterstützung von Kandidatendiensten oder zur Erleichterung sonstiger legitimer Geschäftstätigkeiten verarbeiten.
Arbeitly verwendet personenbezogene Daten nicht bewusst zur Entwicklung oder zum Training öffentlich verfügbarer KI-Systeme.
Arbeitly speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, zur Beilegung von Streitigkeiten, zur Durchsetzung von Vereinbarungen und zum Schutz berechtigter Geschäftsinteressen erforderlich ist.
Die Speicherdauer kann je nach Art der Informationen und dem Zweck der Erhebung variieren.
Sofern keine längere Speicherung gesetzlich vorgeschrieben oder durch berechtigte Geschäftsinteressen gerechtfertigt ist:
Wenn personenbezogene Daten nicht mehr benötigt werden, werden sie gelöscht, anonymisiert oder in geeigneter Weise sicher archiviert.
Arbeitly nimmt die Sicherheit personenbezogener Daten ernst und setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, die darauf ausgerichtet sind, Informationen vor unbefugtem Zugriff, versehentlichem Verlust, Missbrauch, Veränderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen.
Zu den Sicherheitsmaßnahmen können gehören:
Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf diejenigen Personen beschränkt, die diesen Zugriff im Zusammenhang mit ihren Aufgaben benötigen.
Trotz angemessener Bemühungen zum Schutz personenbezogener Daten kann keine Methode der elektronischen Übertragung, Speicherung oder Verarbeitung absolute Sicherheit garantieren. Nutzer sollten daher bei der Übertragung von Informationen über das Internet angemessene Vorsicht walten lassen.
Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Funktionalität der Website zu unterstützen, die Leistung zu verbessern, das Besucherverhalten zu analysieren, die Sicherheit aufrechtzuerhalten und die Nutzererfahrung zu verbessern.
Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Endgerät eines Nutzers gespeichert werden und es Websites ermöglichen, wiederkehrende Besucher zu erkennen, Präferenzen zu speichern, die Navigation zu verbessern und analytische Informationen zu erheben.
Einige Cookies sind für den Betrieb der Website unerlässlich und können nicht deaktiviert werden. Andere Cookies werden für Analyse, Leistungsüberwachung, Personalisierung oder ähnliche Zwecke verwendet und können je nach geltendem Recht eine Einwilligung erfordern.
Die jeweils eingesetzten Cookie-Kategorien können sich im Laufe der Zeit ändern, wenn sich unsere Dienste weiterentwickeln.
Die Website nutzt Analysedienste, einschließlich Google Analytics 4 und Microsoft Clarity, die in Abschnitt 14 beschrieben sind. Diese Analysetechnologien werden erst aktiviert, nachdem der Besucher seine Einwilligung über unser Consent-Management-System erteilt hat.
Nutzer haben die Möglichkeit, den Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien zu kontrollieren.
Soweit gesetzlich erforderlich, wird den Nutzern ein Consent-Management-System bereitgestellt, über das sie bestimmte Cookie-Kategorien akzeptieren, ablehnen oder anpassen können, bevor diese aktiviert werden.
Nutzer können ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über das verfügbare Cookie-Einstellungstool ändern.
Darüber hinaus ermöglichen die meisten Webbrowser:
Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung bestimmter Cookies die Funktionalität, Verfügbarkeit, Leistung oder Nutzererfahrung einzelner Bereiche der Website beeinträchtigen kann.
Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgt ist.
Die Dienstleistungen von Arbeitly richten sich in erster Linie an Personen, die Beschäftigungsmöglichkeiten und karrierebezogene Unterstützung suchen.
Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren.
Sollten wir Kenntnis davon erlangen, dass personenbezogene Daten eines Kindes ohne die nach geltendem Recht erforderliche Zustimmung erhoben wurden, werden wir angemessene Maßnahmen ergreifen, um diese Daten zu löschen.
Eltern oder Erziehungsberechtigte, die der Auffassung sind, dass ein Kind personenbezogene Daten an Arbeitly übermittelt hat, können uns kontaktieren, damit geeignete Maßnahmen ergriffen werden können.
Nach Maßgabe des geltenden Rechts stehen betroffenen Personen die folgenden Rechte hinsichtlich ihrer personenbezogenen Daten zu.
Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob personenbezogene Daten über Sie verarbeitet werden, und eine Kopie dieser Daten erhalten.
Recht auf Berichtigung
Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
Recht auf Löschung
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung personenbezogener Daten verlangen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie können in bestimmten Situationen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Soweit zutreffend, können Sie eine Kopie personenbezogener Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen.
Widerspruchsrecht
Sie können bestimmten Verarbeitungstätigkeiten widersprechen, die auf berechtigten Interessen beruhen.
Recht auf Widerruf der Einwilligung
Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns bitte über die unten angegebenen Kontaktdaten.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltende Datenschutzgesetze verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Für in Bayern, Deutschland, niedergelassene Unternehmen kann insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig sein:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland
Website: https://www.lda.bayern.de
Sie können sich daneben auch an jede andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde innerhalb der Europäischen Union wenden.
Arbeitly kann diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um rechtliche Entwicklungen, technische Änderungen, betriebliche Verbesserungen, neue Dienstleistungen, regulatorische Anforderungen oder Änderungen unserer Verarbeitungstätigkeiten zu berücksichtigen.
Bei wesentlichen Änderungen kann, soweit erforderlich, in geeigneter Weise über unsere Website, Plattform oder andere Kommunikationskanäle informiert werden.
Die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung ist stets auf unserer Website verfügbar und wird mit ihrer Veröffentlichung wirksam, sofern nicht anders angegeben.
Wir empfehlen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen, um über die Verarbeitung personenbezogener Daten informiert zu bleiben.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, zu unseren Verarbeitungstätigkeiten oder zu Ihren Rechten nach geltenden Datenschutzgesetzen können Sie uns kontaktieren:
Arbeitly UG (haftungsbeschränkt)
Eintrachtstraße 41, 90409 Nürnberg
Website: https://arbeitly.de
E-Mail: contact@arbeitly.de
Handelsregister: Amtsgericht Nürnberg
Geschäftsführerin: Mahnoor Ahmer
Arbeitly UG (haftungsbeschränkt) (“Arbeitly”, “we”, “our”, or “us”) is committed to protecting the privacy, confidentiality, and security of the personal data entrusted to us by our users, clients, website visitors, and business partners.
This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, process, store, and protect personal data when individuals visit our website, create an account on our platform, communicate with us, purchase our services, or otherwise interact with Arbeitly.
Arbeitly provides career support, job application management, application tracking, career consulting, AI-assisted document optimization, and related employment support services. In the course of providing these services, we process personal data necessary to support clients throughout their job search and application journey.
We are committed to ensuring that personal data is processed lawfully, fairly, transparently, and securely. All processing activities are carried out in accordance with applicable data protection laws, including the European Union General Data Protection Regulation (“GDPR”), the German Federal Data Protection Act (“BDSG”), and other applicable privacy regulations.
By accessing our website or using our services, you acknowledge that your personal data may be processed as described in this Privacy Policy.
The controller responsible for the processing of personal data described in this Privacy Policy is:
Arbeitly UG (haftungsbeschränkt)
Eintrachtstraße 41,
90409 Nürnberg
Website: https://arbeitly.de
Email: contact@arbeitly.de
Commercial Register: Amtsgericht Nürnberg
Managing Director: Mahnoor Ahmer
Unless otherwise stated in this Privacy Policy, Arbeitly determines the purposes and means of processing personal data and therefore acts as the controller within the meaning of Article 4(7) GDPR.
If you have any questions regarding this Privacy Policy or our data processing activities, you may contact us using the details provided above.
The categories of personal data we collect depend on how you interact with Arbeitly and which services you choose to use.
We collect personal data primarily directly from you — including the information, documents, and professional profiles you choose to provide to us (such as your CV, cover letters, and LinkedIn profile) — as well as automatically through your use of our website and platform, and from third-party providers acting on your instructions.
We may collect personal identification and contact information, including your full name, postal address, email address, telephone number, nationality, date of birth, and similar information necessary to identify and communicate with you.
Because our services are designed to support employment and career development, we may process information relating to your professional background and qualifications.
This may include resumes or CVs, cover letters, employment history, educational background, professional certifications, language skills, references, salary expectations, relocation preferences, work authorization information, LinkedIn profiles, and other career-related information provided by you.
We may collect information regarding your job search objectives and employment preferences, including preferred industries, preferred locations, target roles, expected compensation, work arrangements, mobility preferences, career aspirations, and responses to onboarding questionnaires.
This information allows us to provide tailored recommendations, improve job matching, and deliver more effective services.
As part of our services, we may process information relating to job applications and recruitment activities.
This may include application history, application status information, interview scheduling information, employer correspondence, recruiter communications, feedback received during recruitment processes, and records relating to applications submitted through our services.
Where users create an account on the Arbeitly platform, we may process information necessary to establish and maintain the account.
This may include account credentials, authentication information, subscription information, profile settings, uploaded documents, dashboard activity, and account-related records.
When communicating with Arbeitly, we may process information contained in emails, messages, support requests, meeting notes, consultation records, and other correspondence.
When users access our website or platform, certain technical information may be collected automatically.
Such information may include IP addresses, browser information, device identifiers, operating system details, network information, session information, and website interaction data.
When you visit our website, certain information is automatically transmitted by your browser and processed by our systems in order to ensure the secure and reliable operation of our website.
This information may include:
Server log files are processed for legitimate operational purposes, including maintaining website security, identifying technical issues, preventing abuse, investigating security incidents, ensuring system stability, and improving the performance of our online services.
The processing of server log data is generally based on our legitimate interests pursuant to Article 6(1)(f) GDPR.
Log files are retained only for as long as necessary to fulfill the purposes described above unless longer retention is required by law or necessary for the establishment, exercise, or defense of legal claims.
Visitors may contact Arbeitly through contact forms, email, scheduling tools, social media channels, video meetings, or other communication methods.
When you communicate with us, we may process the information you provide, including your name, contact details, the content of your inquiry, supporting documents, and any information voluntarily submitted during the communication process.
We use this information to:
Where communication relates to a potential contractual relationship, the legal basis for processing is generally Article 6(1)(b) GDPR.
In other cases, processing may be based on our legitimate interests in responding to inquiries, maintaining business communications, and improving customer service pursuant to Article 6(1)(f) GDPR.
Communication records may be retained for a reasonable period where necessary to document interactions, resolve disputes, comply with legal obligations, or support the provision of services.
Users may create an account on the Arbeitly platform to access services, track application activity, manage profile information, access career-related resources, and use platform functionality.
When an account is created, we process personal data necessary to establish, maintain, and secure the account.
This may include:
We may also process technical and security-related information associated with account access, including login timestamps, authentication events, device information, IP addresses, and related security metadata.
This information is used to:
Where account creation is necessary to provide requested services, the legal basis for processing is Article 6(1)(b) GDPR.
Certain security-related processing may additionally be based on our legitimate interests in protecting users, systems, and data pursuant to Article 6(1)(f) GDPR.
Arbeitly processes personal data only where there is a legitimate business purpose and a valid legal basis for doing so.
Depending on the nature of our relationship with you, personal data may be used for the following purposes:
We do not process personal data for purposes that are incompatible with the purposes described in this Privacy Policy unless we are legally permitted or required to do so.
The GDPR requires that every processing activity be supported by a valid legal basis.
Depending on the circumstances, Arbeitly may process personal data on one or more of the following legal grounds.
Article 6(1)(b) GDPR
Processing is necessary to provide services requested by clients, manage accounts, perform contractual obligations, and deliver platform functionality.
Article 6(1)(c) GDPR
Processing may be required to comply with tax laws, accounting obligations, regulatory requirements, court orders, or other legal obligations.
Article 6(1)(a) GDPR
Where consent is required by law, such as for certain cookies, analytics technologies, or marketing communications, processing will occur only after valid consent has been obtained.
Consent may be withdrawn at any time with effect for the future.
Article 6(1)(f) GDPR
We may process personal data where necessary for our legitimate interests, provided such interests are not overridden by the rights and freedoms of data subjects.
Legitimate interests may include:
When relying on legitimate interests, we assess and balance our interests against the privacy rights of affected individuals.
Part 2 – Job Applications, Candidate Questionnaires, Dedicated Application Email Accounts, Job Portal Access, Payment Processing, Service Providers, International Transfers and Authorized Personnel
A central component of Arbeitly’s services involves assisting clients throughout the job application process. Depending on the service package selected and the instructions provided by the client, Arbeitly may support various activities designed to improve the efficiency and effectiveness of the job search process.
These activities may include identifying suitable vacancies, reviewing and optimizing application materials, preparing application documents, creating candidate profiles on employer career portals, submitting applications, coordinating interviews, communicating with recruiters, and monitoring application progress.
To identify suitable vacancies, Arbeitly may search and use publicly accessible job listings and third-party job search platforms and APIs, including public employment portals and job aggregation services. These sources are used to obtain job vacancy information only and are not used to collect personal data about our clients.
In the course of providing these services, Arbeitly may process personal information contained within resumes, cover letters, certificates, questionnaires, employer correspondence, interview schedules, employment records, and other application-related documentation.
Where authorized by the client, Arbeitly may submit applications directly to employers, recruitment agencies, staffing firms, or job platforms using information provided by the client. Such submissions may involve the disclosure of personal information that is reasonably necessary to support the application process.
Once an application has been submitted to a third party, the receiving organization becomes independently responsible for its own processing of personal data. Arbeitly does not control how employers, recruiters, staffing agencies, or job platforms subsequently store, process, retain, or disclose personal information. Individuals are encouraged to review the privacy policies of those organizations where appropriate.
Arbeitly provides administrative and operational support throughout the application process but does not guarantee interviews, job offers, employment outcomes, or responses from prospective employers.
To better understand each client’s professional background, objectives, and employment preferences, Arbeitly may request the completion of onboarding questionnaires, assessments, profile forms, or similar information-gathering tools.
The information collected may include career goals, preferred industries, target positions, preferred locations, salary expectations, work authorization status, language skills, relocation preferences, availability, and other employment-related information relevant to the client’s job search.
This information enables Arbeitly to tailor services to the individual needs of each client, improve job matching accuracy, prioritize suitable opportunities, and provide more relevant recommendations throughout the engagement.
Questionnaire responses may also be used to support internal application workflows, candidate management processes, and the delivery of personalized career services.
The processing of such information is generally necessary for the performance of contractual services pursuant to Article 6(1)(b) GDPR.
As part of certain service packages, Arbeitly may create and manage a dedicated email account specifically for job application activities.
This email account is separate from the client’s personal email account and is intended solely for employment-related communications, including job applications, employer correspondence, interview invitations, application confirmations, recruiter communications, and related activities.
The use of a dedicated application email account enables centralized management of the application process, improves transparency, facilitates application tracking, and supports efficient communication between clients, employers, recruiters, and Arbeitly personnel.
During the active service period, authorized Arbeitly personnel and the client may both have access to the account where necessary to perform agreed services.
Clients are advised not to use dedicated application email accounts for unrelated personal communications, financial activities, or non-employment-related purposes.
Where contractually agreed, ownership and control of the email account may be transferred to the client following termination of services. Alternatively, the account and its contents may be deleted upon request and subject to applicable legal obligations.
To facilitate the submission and management of job applications, Arbeitly may access employment platforms, applicant tracking systems, recruitment portals, and similar services on behalf of clients.
Where necessary to provide agreed services, login credentials may be processed and stored in encrypted form. Such credentials are used exclusively for authorized employment-related activities and are accessible only to personnel who require access in order to perform assigned responsibilities.
Credential processing is conducted solely for the purpose of delivering contracted services, supporting job application activities, and managing candidate profiles across relevant employment platforms.
Arbeitly implements reasonable technical and organizational measures designed to protect credential information, including access controls, encryption, monitoring, and audit logging where appropriate.
Clients remain responsible for ensuring that the use of such platforms complies with the applicable terms and conditions of the respective service providers.
Arbeitly may process personal data necessary to manage payments, invoices, subscriptions, refunds, accounting records, and related financial transactions.
Depending on the payment method selected, payment information may be processed by third-party payment providers acting as independent controllers of personal data.
When payments are made through Stripe, payment information is processed directly by Stripe in accordance with Stripe’s own privacy practices and regulatory obligations.
Arbeitly does not store complete payment card information on its systems.
Payment-related information may be retained for accounting, taxation, legal compliance, fraud prevention, dispute resolution, and financial record-keeping purposes where required by applicable law.
The processing of payment information is generally necessary for the performance of contractual obligations and compliance with legal requirements.
To operate our platform and deliver services effectively, Arbeitly works with carefully selected third-party service providers that support various aspects of our business operations.
Where such providers process personal data on our behalf, appropriate contractual safeguards are implemented as required by applicable data protection laws.
Auth0
Arbeitly uses Auth0 to provide secure authentication, account access management, identity verification, and related security functions.
Auth0 may process information relating to user authentication, login activity, account security events, device information, IP addresses, authentication tokens, and related technical information necessary to verify identities and protect user accounts.
The use of Auth0 enables Arbeitly to maintain secure access controls and reduce the risk of unauthorized access to user accounts and personal data.
Account-related and verification emails triggered by Auth0 are delivered through our email delivery provider, Resend (see below).
Auth0 is provided through a tenant hosted in the European Union. Authentication data is processed within the EU region.
https://auth0.com/docs/secure/data-privacy-and-compliance
Resend
Arbeitly uses Resend to deliver transactional and account-related emails, such as email verification, password resets, and security notifications. These emails are triggered through our authentication provider (Auth0) and delivered via Resend.
In providing this service, Resend processes the recipient’s email address and the content of the relevant message. Resend processes this data within the European Union (Ireland). Additional information is available in Resend’s own privacy documentation.
https://resend.com/legal/privacy-policy
Hostinger
Arbeitly’s public website (arbeitly.de) is hosted by Hostinger International Ltd. Hostinger provides web hosting, storage, and related server infrastructure necessary to operate and deliver our website.
When you visit our website, Hostinger may process technical information on our behalf, including IP addresses, browser and device information, access timestamps, and server log data, as described in Section 4 (Website Access and Server Log Files). This processing is necessary to ensure the secure, stable, and reliable operation of the website.
Hostinger’s servers used for our website are located in Germany, with backup storage located in France. Both locations are within the European Union. Additional information regarding Hostinger’s data processing practices is available in Hostinger’s own privacy documentation.
https://www.hostinger.com/legal/privacy-policy
Amazon Web Services (AWS)
Arbeitly relies on Amazon Web Services (“AWS”) as its primary cloud infrastructure provider. AWS supports Arbeitly’s operations in three principal ways:
Application hosting — the Arbeitly platform (app.arbeitly.de) is hosted on AWS (Europe, Ireland), including storage, database, networking, backup, and logging services.
AI-assisted document processing — Arbeitly uses Amazon Bedrock to perform AI-assisted tailoring of application documents using AI models (including models developed by Anthropic) hosted and operated within Arbeitly’s AWS environment. Document content processed through Bedrock remains within AWS infrastructure and is not transmitted to the model developers directly.
Secure remote access — AWS virtual desktop environments (hosted on Amazon EC2, Europe/Ireland) provide authorized personnel with controlled access to candidate data, as further described in Section 16.
All AWS services used by Arbeitly are operated within data centers located in the European Union (including Ireland, Frankfurt, and Stockholm). AWS may process technical information necessary to provide these infrastructure services in accordance with applicable contractual arrangements and legal requirements.
https://aws.amazon.com/privacy/
Google Workspace
Arbeitly uses Google Workspace to support business communications, email services, document collaboration, file storage, scheduling, and productivity functions.
Information processed through Google Workspace may include emails, documents, calendar information, meeting records, and related communication data.
Google Meet
Google Meet may be used for consultations, onboarding sessions, support meetings, interview preparation sessions, and other video communications.
Meeting-related information may include participant information, meeting metadata, communication content, and related scheduling information.
Google Workspace and Google Meet are provided by Google Ireland Limited. Google may process data in the United States, where it is certified under the EU-US Data Privacy Framework, with Standard Contractual Clauses relied upon where applicable. Further information is available in Google’s privacy documentation.
https://policies.google.com/privacy?hl=en-US
Calendly
Calendly is used to facilitate appointment scheduling and calendar management. When users schedule meetings through Calendly, personal information such as name, email address, appointment details, and scheduling preferences may be processed to coordinate appointments efficiently.
Calendly is operated by Calendly LLC, based in the United States, and data may be processed in the United States. Where data is transferred outside the European Economic Area, the transfer is safeguarded by Standard Contractual Clauses. Additional information is available in Calendly’s privacy documentation.
https://calendly.com/legal/privacy-notice
Stripe
Stripe is used to process payments, subscriptions, invoices, and related financial transactions.
Payment information submitted through Stripe is processed directly by Stripe and governed by Stripe’s own privacy practices and regulatory obligations.
Stripe operates internationally and may process data in the United States. Stripe is certified under the EU-US Data Privacy Framework, and Standard Contractual Clauses are relied upon where applicable.
https://stripe.com/en-de/privacy
Anthropic (Claude)
As a technical fallback, and only in the event that the primary AWS Bedrock service is unavailable, Arbeitly may process document content using the Anthropic API directly. Anthropic, Inc. is based in the United States; where this fallback is used, document content may be processed in the United States under appropriate safeguards, including Standard Contractual Clauses. Anthropic does not use data submitted via its API to train its models. Additional information is available in Anthropic’s privacy documentation.
https://www.anthropic.com/legal/privacy
Infercom
Arbeitly may use Infercom to access certain AI models for limited processing tasks, such as smaller-scale or auxiliary functions. Where Infercom is used to process personal data, such processing is carried out under appropriate contractual and technical safeguards, and where applicable Standard Contractual Clauses are relied upon for any transfers outside the European Economic Area. Further details regarding Infercom’s processing are available in Infercom’s own documentation.
Google Analytics 4 (GA4)
Arbeitly uses Google Analytics 4, a web analytics service provided by Google Ireland Limited (“Google”), to understand how visitors use our website, measure traffic, and improve our content and user experience.
Google Analytics may process information including IP address (shortened/anonymized where applicable), browser and device information, approximate location, pages visited, and interaction data. This information is used to produce aggregated statistics about website usage.
Google may process data both within the European Union and in the United States. For transfers to the United States, Google is certified under the EU-US Data Privacy Framework, and Standard Contractual Clauses are additionally relied upon where applicable.
Where required by law, Google Analytics is activated only after the visitor has granted consent through our consent management mechanism. Consent may be withdrawn at any time with effect for the future. Additional information is available in Google’s privacy documentation.
https://policies.google.com/privacy
Microsoft Clarity
Arbeitly uses Microsoft Clarity to better understand how visitors interact with our website and to improve usability, functionality, and user experience.
Microsoft Clarity may collect information through session recordings, heatmaps, click tracking, scroll tracking, interaction analysis, and related behavioral analytics technologies.
The information collected may include technical information such as IP address, browser information, device characteristics, interaction patterns, navigation behavior, and diagnostic data.
Where required by applicable law, Microsoft Clarity will only be activated after the visitor has granted the relevant consent through our consent management mechanism.
Additional information regarding Microsoft’s processing activities can be found in Microsoft’s own privacy documentation.
Microsoft may process data in the United States, where it is certified under the EU-US Data Privacy Framework, with Standard Contractual Clauses relied upon where applicable.
https://www.microsoft.com/en-us/privacy/privacystatement
SupportAxis
Arbeitly engages SupportAxis to support operational and application-management activities, including job research, application processing, document preparation, and candidate support, carried out on Arbeitly’s behalf and under Arbeitly’s instructions.
SupportAxis personnel access candidate information exclusively through secured virtual desktop environments hosted on Arbeitly’s infrastructure within the European Union (Amazon Web Services, Europe/Ireland). No local storage, downloading, or copying of candidate data to personal or local devices is permitted.
This processing is governed by a data processing agreement and, where applicable, Standard Contractual Clauses, in accordance with Arbeitly’s obligations under the GDPR. Further details are set out in Sections 15 and 16.
Some of the service providers and authorized processors used by Arbeitly may process personal data outside the European Economic Area (“EEA”) including in a third country.
In particular, Arbeitly engages an external service provider, established outside the EEA, to support its operational and application-management activities (see Section 16). This provider acts as a processor on Arbeitly’s behalf and under Arbeitly’s instructions.
Where personal data is transferred to, or accessed from, a country outside the EEA, Arbeitly ensures that appropriate safeguards are in place to provide an adequate level of protection, in accordance with Chapter V of the GDPR. Such safeguards include:
Standard Contractual Clauses (“SCCs”) adopted by the European Commission; A data processing agreement governing the provider’s obligations; Supplementary technical and organizational measures, including EU-based data storage and access exclusively through secured virtual desktop environments hosted within the European Union, with no local storage or download of personal data permitted; Confidentiality obligations and need-to-know access controls.
The identity of the relevant third country and further details regarding the safeguards applied are available on request by contacting Arbeitly using the details provided in this Privacy Policy.
Individuals may also request a copy of the relevant safeguards where applicable.
The specific service providers that may process data outside the EEA, and the safeguards applicable to each, are described in Section 14.
To support the delivery of its services, Arbeitly engages an external service provider established outside the European Union, together with its authorized personnel, to carry out activities including job research, application management, document preparation, candidate support, and operational administration. This provider acts as a processor on behalf of Arbeitly and processes personal data solely on Arbeitly’s instructions, under a data processing agreement and Standard Contractual Clauses.
Such personnel access candidate information exclusively through secured virtual desktop environments hosted on Arbeitly’s infrastructure within the European Union (Amazon Web Services, Europe/Ireland). Candidate data remains stored within systems hosted in the European Union at all times.
Local storage, downloading, or copying of candidate data to personal or local devices is prohibited by organizational policy and enforced through technical controls. Access rights are granted strictly on a need-to-know basis and are limited to the information required for the performance of assigned responsibilities.
Where the provider engages further sub-processors (for example, specialized service providers supporting design, development, or related functions), such sub-processors are subject to equivalent data protection obligations, and Arbeitly remains responsible for ensuring an appropriate level of protection.
All authorized personnel and sub-processors are bound by confidentiality obligations, security requirements, and internal access control policies. Access activities may be monitored and audit-logged for security, compliance, quality assurance, and operational purposes.
As part of its services, Arbeitly may use artificial intelligence (“AI”) technologies to support various operational, administrative, and career-related activities.
These technologies may assist with:
AI technologies are used as support tools designed to improve efficiency and service quality. They are not intended to replace human judgment and do not independently make employment decisions on behalf of clients.
Important decisions relating to job applications, employment opportunities, interview participation, and career recommendations may continue to involve human review and oversight.
The use of AI tools does not guarantee any specific employment outcome, interview invitation, job offer, or recruitment success.
Where AI providers are used, Arbeitly seeks to engage providers that offer appropriate contractual, technical, and organizational safeguards for the protection of personal data.
Protecting candidate information is a fundamental principle of Arbeitly’s services.
Candidate documents, resumes, cover letters, questionnaires, application records, communications, interview-related information, and other personal data submitted to Arbeitly are not used by Arbeitly to train proprietary artificial intelligence models.
Where AI services are used to support service delivery, such services are intended to process information solely for the purpose of providing requested functionality, improving workflows, assisting with document preparation, supporting candidate services, or facilitating other legitimate business operations.
Arbeitly does not intentionally use candidate data for the development or training of publicly available artificial intelligence models.
Arbeitly retains personal data only for as long as necessary to fulfill the purposes described in this Privacy Policy, comply with legal obligations, resolve disputes, enforce agreements, and protect legitimate business interests.
The retention period may vary depending on the nature of the information and the purpose for which it was collected.
Unless a longer retention period is required by law or justified by legitimate business interests:
When personal data is no longer required, it will be deleted, anonymized, or securely archived as appropriate.
Arbeitly takes the security of personal data seriously and implements technical and organizational measures designed to protect information against unauthorized access, accidental loss, misuse, alteration, disclosure, or destruction.
Security measures may include:
Access to personal data is limited to individuals who require such access in connection with their responsibilities.
Despite reasonable efforts to protect personal information, no method of electronic transmission, storage, or processing can guarantee absolute security. Users should therefore exercise appropriate caution when transmitting information over the internet.
Our website uses cookies and similar technologies to support website functionality, improve performance, analyze visitor behavior, maintain security, and enhance the user experience.
Cookies are small text files stored on a user’s device that enable websites to recognize returning visitors, remember preferences, improve navigation, and collect analytical information.
Some cookies are essential for the operation of the website and cannot be disabled. Other cookies are used for analytics, performance monitoring, personalization, or similar purposes and may require user consent depending on applicable law.
The specific categories of cookies used may change from time to time as our services evolve.
The website uses analytics services including Google Analytics 4 and Microsoft Clarity, which are described in Section 14. These analytics technologies are activated only after the visitor has provided consent through our consent management mechanism.
Visitors have control over the use of cookies and similar technologies.
Where required by law, users will be presented with a consent management mechanism that allows them to accept, reject, or customize certain categories of cookies before they are activated.
Users may modify their cookie preferences at any time through the available cookie settings tool.
In addition, most web browsers allow users to:
Please note that disabling certain cookies may affect the functionality, availability, performance, or user experience of some portions of the website.
Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out prior to the withdrawal.
Arbeitly’s services are intended primarily for individuals seeking employment opportunities and career-related support.
We do not knowingly collect personal data from children under the age of 16.
If we become aware that personal data has been collected from a child without the necessary authorization required by applicable law, we will take reasonable steps to delete such information.
Parents or legal guardians who believe that a child has provided personal information to Arbeitly may contact us so that appropriate action can be taken.
Subject to applicable law, individuals may have the following rights regarding their personal data.
You may request information regarding whether personal data concerning you is being processed and obtain a copy of such data.
You may request correction of inaccurate or incomplete personal data.
Under certain circumstances, you may request the deletion of personal data.
You may request that processing be restricted in certain situations.
Where applicable, you may request a copy of personal data in a structured, commonly used, and machine-readable format.
You may object to certain processing activities based on legitimate interests.
Where processing is based on consent, consent may be withdrawn at any time with effect for the future.
To exercise any of these rights, please contact us using the contact information provided below.
If you believe that the processing of your personal data violates applicable data protection laws, you have the right to lodge a complaint with a competent supervisory authority.
For companies established in Bavaria, Germany, the competent supervisory authority may include:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Germany
Website: https://www.lda.bayern.de
You may also contact any other competent supervisory authority within the European Union in accordance with applicable law.
Arbeitly may update this Privacy Policy from time to time in order to reflect legal developments, technical changes, operational improvements, new services, regulatory requirements, or changes to our data processing activities.
When material changes are made, appropriate notice may be provided through our website, platform, or other communication channels where required.
The most current version of this Privacy Policy will always be available on our website and will become effective upon publication unless otherwise stated.
Users are encouraged to review this Privacy Policy periodically to remain informed about how personal data is processed and protected.
If you have any questions regarding this Privacy Policy, our data processing activities, or your rights under applicable data protection laws, please contact us:
Arbeitly UG (haftungsbeschränkt)
Eintrachtstraße 41,
90409 Nürnberg
Website: https://arbeitly.de
Email: contact@arbeitly.de
Commercial Register: Amtsgericht Nürnberg
Managing Director: Mahnoor Ahmer
Curious to know more? Let’s get started!
Because your next opportunity shouldn’t be left to chance.
Your next opportunity shouldn’t be left to chance. Start free today or book a 15-minute call with our team.
All rights reserved. arbeitly.de is not affiliated with or related to arbeitly.com, which is operated by a separate, unrelated third party.
